1. Şirket Kapsamının Belirlenmesi
Kalite yönetim sistemi (KYS) kurulumunun ilk adımı, şirketin kapsamının belirlenmesidir. Bu süreçte şirketin faaliyet alanları ve operasyonları incelenerek KYS'nin hangi bölümlerini ve süreçlerini kapsayacağına karar verilir.
2. Politika Hazırlama
Kapsama uygun bir kalite politikası hazırlanır. Kalite politikası, şirketin kalite hedeflerini ve bu hedeflere nasıl ulaşılacağını tanımlar. Politika, şirketin misyon ve vizyonu ile uyumlu olmalı, anlaşılır ve erişilebilir olmalı ve sürekli iyileştirme taahhüdünü içermelidir.
3. İlgili Tarafların ve Etkilerinin Belirlenmesi
KYS'nin başarılı bir şekilde uygulanabilmesi için ilgili taraflar (müşteriler, çalışanlar, tedarikçiler, hissedarlar, yasal ve düzenleyici otoriteler) ve bu tarafların KYS üzerindeki etkileri belirlenir.
4. Şirket Hedeflerinin ve Aksiyon Planlarının Belirlenmesi
Kalite hedefleri belirlenir ve bu hedeflere ulaşmak için aksiyon planları hazırlanır. Hedefler SMART kriterlerine (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili, Zamanlı) uygun olmalıdır. Aksiyon planları, hedeflere ulaşmak için yapılması gereken faaliyetleri ve bu faaliyetlerin sorumlularını içerir.
5. Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı
KYS'nin en tepesinde, tüm sistemi anlatan bir el kitabı bulunur. Bu el kitabı, şirketin kalite politikalarını, hedeflerini ve KYS'nin nasıl işletileceğini tanımlar. El kitabının içeriği şunları kapsar:
Şirketin kalite politikası
KYS'nin kapsamı ve amacı
Süreçlerin genel tanımları
Sorumluluklar ve yetkiler
6. Süreçlerin Belirlenmesi ve Dokümantasyonu
Şirketin faaliyetleri, yönetilmesi gereken süreçlere ayrılır. Bu süreçler, şirketin operasyonlarını ve hizmetlerini etkileyen tüm adımları içerir. Süreçlerin belirlenmesi ve dokümantasyonu şu adımları içerir:
Süreç İsimlerinin ve Tanımlarının Belirlenmesi: Her bir sürecin ismi ve tanımı açıkça belirlenir.
Süreç Akışlarının ve İlişkilerinin Tanımlanması: Süreçlerin nasıl akacağı ve diğer süreçlerle olan ilişkileri belirlenir.
Risk ve Fırsatların Belirlenmesi: Her süreç için olası riskler ve fırsatlar tanımlanır. Riskler, süreçlerin başarısını tehdit edebilecek unsurlardır. Fırsatlar ise süreçlerin daha verimli veya etkili olmasını sağlayacak unsurlardır.
Süreçlerin Standarta Uygun Hazırlanması: Süreçler, ISO 9001 gibi uluslararası kalite standartlarına uygun olarak hazırlanır. Süreçlerde şu unsurlar bulunmalıdır:
Süreç sorumluları ve yetkileri
Süreç akışları ve iş adımları
Kullanılacak kaynaklar ve araçlar
İlgili dokümanlar (kayıt formları, takip listeleri, talimatlar, şemalar)
7. Uygulama
KYS kurulduktan sonra, tüm süreçlerin belirlenen şekilde uygulanması sağlanır. Uygulama aşamasında şu adımlar izlenir:
Çalışanların eğitilmesi ve bilinçlendirilmesi
Süreçlerin planlandığı şekilde yürütülmesi
8. Kontrol
Kontrol süreci, süreçlerin düzenli olarak izlenmesi ve ölçülmesini içerir. Bu adım, belirlenen performans göstergeleri ve standartlar doğrultusunda süreçlerin ne kadar etkin ve verimli çalıştığını değerlendirir. İç denetimler de bu aşamada gerçekleştirilir; bu, süreçlerin mevcut durumlarının değerlendirilmesini ve herhangi bir uyumsuzluk veya iyileştirme fırsatının tespit edilmesini sağlar.
9.Sürekli İyileştirme:
Sürekli iyileştirme süreci ise belirlenen iyileştirme fırsatlarının ve aksiyon planlarının uygulanmasıyla ilgilidir. Kontrol sonucunda ortaya çıkan iyileştirme gereksinimleri, belirlenen dokümanlara yansıtılarak gerekli revizyonlar yapılır. Bu süreç, şirketin kalite standartlarına uygunluğunu artırmaya yönelik bir çabadır ve müşteri memnuniyetini, verimliliği ve rekabet gücünü artırmayı hedefler.
Özetle, kontrol süreci mevcut durumu değerlendirirken, sürekli iyileştirme süreci ise bu değerlendirmelerden çıkan sonuçları kullanarak sürekli olarak gelişimi ve uyum sağlamayı amaçlar.
Sonuç olarak, KYS'nin kurulumu ve uygulanması, şirketin kalite standartlarına uygun çalışmasını ve sürekli iyileştirme süreçlerini içerir. Bu, müşteri memnuniyetini artırır, verimliliği sağlar ve şirketin rekabet gücünü yükseltir.
Comments