Tek bir excel tablosundan tüm EYS sistemini takip etmek mümkün mü?
Tüm sisteminizi, ilgili personellerle de ortak ulaşabileceğiniz, Excel E-tablolarla tek bir Excel tablosu üzerinden takip edebilirsiniz.
Sistem içeriği aşağıdaki bileşenlerden oluşmaktadır;
El Kitabı (EK.0): Bu sekmede, EYS'nin el kitabına erişebilirsiniz. El kitabı, sistemdeki süreçlere ve bu süreçlere ait bağlantılara yönlendirme yaparak size rehberlik eder.
Süreçler(SRC): Bu bölümde, süreçler akış şeması mantığıyla hazırlanmıştır. İlgili aşamalar, sorumlu personel, girdi ve çıktı bilgileri ile birlikte belirtilmiştir. Formlar, listeler, şemalar ve projeler, süreçlerde tarif edilen kayıtlar bölümüne yönlendirilerek kolay erişim sağlanır.
Listeler(LST): Sürekli kayıt gerektiren veriler, bu sekmede takip edilir. Hedefler, riskler gibi kayıtların yanı sıra, takibi kolaylaştırmak için bağlantılar ve koşullar da belirtilmiştir.
Formlar(FR): Formların veri tabanı, bu sekmede bulunur. Her form için otomatik form formatında aç sekmesi eklenmiştir, bu sayede kişilerle formu paylaşmak kolaylaşır. Ayrıca, her formun yanında bulunan veri sekmesi, doldurulan tüm form sonuçlarını liste olarak sunar. Form yanıtlarının analizlerine erişim imkanı da sağlanmıştır.
Proje Takibi (PRJ): Bu sekmede, proje verileri ve ilgili iş programı bulunur. Tüm proje verilerinin sonuçlarını görmek için LST.12 sekmesi kullanılabilir.
Şemalar(SM): Örneğin, proses şeması gibi şemalar, bu sekmede verilmiştir..
Excel EYS Sistemin avantajları aşağıdaki maddelerle özetlenebilir,
Merkezi Takip ve Erişim: Tüm sistem tek bir Excel tablosu üzerinde toplandığından, ilgili personeller kolayca erişebilir ve güncel bilgilere her zaman merkezi bir noktadan ulaşabilirler. Bu, iletişimi ve işbirliğini artırır.
Kolay Yönetim: Excel'in basit kullanımı sayesinde, sistemdeki güncellemeleri yapmak ve yeni bilgileri eklemek kolaydır. Bu da sistem yönetimini ve bakımını basitleştirir.
Form Veri Tabanı: Formların veri tabanı, her formun yanında otomatik olarak oluşturulmuştur. Bu, form verilerinin düzenli bir şekilde saklanmasını ve erişilmesini sağlar. Ayrıca, form yanıtlarının analiz edilmesini kolaylaştırır.
Bağlantı ve Yönlendirme: Süreçler, formalar, listeler ve diğer bileşenler arasında yapılan bağlantılar, kullanıcıları doğru bilgiye hızlıca yönlendirir. Bu da verimliliği artırır ve hata yapma olasılığını azaltır.
Proje Takibi ve Analizi: Proje verilerinin ve iş programlarının tek bir sekmede toplanması, proje yönetimini kolaylaştırır ve ilgili paydaşlar arasında koordinasyonu sağlar. Ayrıca, proje sonuçlarının analiz edilmesini kolaylaştırır.
Esneklik ve Özelleştirme: Excel tablosu formatı, kullanıcıların ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir. Yeni alanlar eklemek, mevcut alanları değiştirmek veya sistemdeki herhangi bir bileşeni güncellemek kolaydır.
Uygun Maliyet: Excel tablosu formatı, özel yazılım veya karmaşık sistemlerin gerektirdiği yüksek maliyetten kaçınmanıza olanak tanır. Bu, küçük ve orta ölçekli işletmeler için ekonomik bir çözüm sunar.
Dokümantasyon ve Standardizasyon: Sistemdeki belgelerin ve prosedürlerin standartlaştırılması ve kolay erişilebilir olması, işletme içindeki tutarlılığı artırır ve uyumluluğu sağlar.
Bu avantajlar, Excel tablosu formatındaki EYS sisteminin kullanımını ve yönetimini kolaylaştırarak işletmeye değer sağlar.
Örnek için aşağıdaki linki tıklayınız
Comments